Jak działa urząd
Art. 33. Ustawy o Samorzadzie Gminnym
Kierownikiem urzędu jest wójt .Wójt wykonuje zadania przy pomocy urzędu gminy. Organizację i zasady funkcjonowania urzędu gminy określa regulamin organizacyjny, nadany przez wójta w drodze zarządzenia. Wójt może powierzyć prowadzenie określonych spraw gminy w swoim imieniu zastępcy wójta lub sekretarzowi gminy. Kierownik urzędu (wójt) wykonuje uprawnienia zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.Pierwszy szczebel - wójt, zastępca, sekretarz, skarbnik
Drugi szczebel - kierownicy referatów
Trzeci szczebel – szeregowi urzednicy ( pracownicy merytoryczni)
Istotną rzeczą dla zrozumienia jak działa urząd, jest poznanie,
jaką drogę przechodzą w urzędzie pisma. Obieg pism to układ krwionośny urzędu jest nierozerwalnie związany z obiegiem informacji oraz procesem podejmowania decyzji. Szczegółową organizację obiegu pism reguluje Instrukcja Kancelaryjna. Dla organów gminy, związków międzygminnych, organów powiatu, organów samorządu województwa i organów zespolonej administracji rządowej w województwie, a także urzędów obsługujących te organy. Instrukcja kancelaryjna jest określona rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. Zasady klasyfikowania i kwalifikowania akt powstających w wyniku działalności urzędu oraz kategorie i okresy przechowywania reguluje Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt. Szczegółowo struktura, zasady funkcjonowania urzędu , zasady udzielania odpowiedzi i podpisywania pism opisane są w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy. Warto się w niego zaopatrzyć. W dobie cyfryzacji wiele organizacji korzysta z elektonicznych narzędzi wspomagania zarzadzania. Administracja publiczna została zobowiazana prawem do wdrazania takich systemów i to czyni. Jest wiele elektronicznych systemów obiegu dokumentów jednakże administracja publiczna dla zachowania bezpieczeństwa i kompatybilnośći korzysta z ujednoliconych sytemów. Obieg dokumentów w administracji to nie tylko obieg wewnętrzny urzędu ale takrze zewnętrzny np.Urząd Gminy – Ministerstwo finansów lub urząd - petent. Poniżej opis ujednoliconego systemu usług elektronicznych wdrożonoego przez samorządy powiatu wejherowskiego
jaką drogę przechodzą w urzędzie pisma. Obieg pism to układ krwionośny urzędu jest nierozerwalnie związany z obiegiem informacji oraz procesem podejmowania decyzji. Szczegółową organizację obiegu pism reguluje Instrukcja Kancelaryjna. Dla organów gminy, związków międzygminnych, organów powiatu, organów samorządu województwa i organów zespolonej administracji rządowej w województwie, a także urzędów obsługujących te organy. Instrukcja kancelaryjna jest określona rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. Zasady klasyfikowania i kwalifikowania akt powstających w wyniku działalności urzędu oraz kategorie i okresy przechowywania reguluje Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt. Szczegółowo struktura, zasady funkcjonowania urzędu , zasady udzielania odpowiedzi i podpisywania pism opisane są w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy. Warto się w niego zaopatrzyć. W dobie cyfryzacji wiele organizacji korzysta z elektonicznych narzędzi wspomagania zarzadzania. Administracja publiczna została zobowiazana prawem do wdrazania takich systemów i to czyni. Jest wiele elektronicznych systemów obiegu dokumentów jednakże administracja publiczna dla zachowania bezpieczeństwa i kompatybilnośći korzysta z ujednoliconych sytemów. Obieg dokumentów w administracji to nie tylko obieg wewnętrzny urzędu ale takrze zewnętrzny np.Urząd Gminy – Ministerstwo finansów lub urząd - petent. Poniżej opis ujednoliconego systemu usług elektronicznych wdrożonoego przez samorządy powiatu wejherowskiego e-Powiat
Aplikacja dostępna dla wszystkich użytkowników sieci Internet z poziomu dowolnej przeglądarki internetowej oraz infomatów, umożliwiająca:
-
pobranie formularza ze strony WWW, który mogą wydrukować i złożyć w urzędzie osobiście,
-
wypełnienie formularza na stronie WWW i wysłanie go do urzędu przez Internet.
E-obieg
-
zintegrowany pakiet oprogramowania do zarządzania dokumentami, korespondencją, sprawami oraz poleceniami,
-
oparty o Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt oraz Instrukcję Kancelaryjną,
-
tworzy centralną, uporządkowaną ewidencję dokumentów i informacji,
-
umożliwia sprawny dostęp do dokumentów i informacji, kontroluje drogę ich obiegu oraz stan realizacji,
-
rozwiązuje problem przepływu informacji wewnątrz urzędu oraz pomiędzy urzędem
a jego otoczeniem, -
bezpośrednia współpraca z portalem „e-powiat”.
