Jak pisać pisma do urzędu
Zecydowana większość spraw z którymi zwracamy się do urzedów samorządów terytoryjalnych ( Urząd Gminy, Starostwo powiatowe, Urząd marszałkowski województwa ) ma charakter ADMINISTRACYJNY. Aktem prawnym normującym tok postepowania w sprawach administracyjnych jest Kodeks Postępowania Administracyjnego ( KPA)
Częstym i powszechnym błędem interesantów zwracających się do urzędu jest redagowanie wielowątkowych emocjonalnych wypracowań w przekonaniu że urzędnik natychmiast wszystko zrozumie i wykona. Jest to podstawowy błąd, gdyż urząd gubi się w takiej beletrystyce .Zamiast załatwić sprawę, stosuje sprytne tricki, zgodnie z prawem: Pismo powinno być urzędowe czysto merytoryczne. Urzędu nie interesuje wasz stan ducha,emocji czy też talent literacki.Pismo powinno być nie tylko merytryczne ale również czytelne. Odręczne kulfony na papierze w kratkę zazwyczaj bywają nieczytelne. Nawet jeżeli urzędnik ma dobrą wolę, to zazwyczaj nie ma czasu ani chęci na odcyfrowywanie bazgrołów. W piśmie nieczytelnym łatwiej urzędnikowi pominąć istotne szczegóły, a następnie udzielić odpowiedzi nie na temat. Urzędnicy często oceniają petenta po formie i tresci w jakiej się 
do nich zwraca. Jeżeli wzbudzisz respekt, to masz wkięszą szansę zwycięstwastwa. Dlatego warto pisać pisma na komputerze i wykazywć się pewną znajomością prawa. Powołuj się na konkretne przepisy prawa lub zasady wynikające z konstytucji RP. Podobnie jak w kontaktach osobistych tak i w pismach staraj się zachować rzeczowy ton i spokój. Suchy, logiczny styl zrobi na urzędniku większe wrażenie, niż najwymyślniejsze figury retoryczne.Nigdy nie strasz.. Jeżeli zamierzasz np. wystąpić o kontrolę, to poprostu o tym poinformuj. Bądź konsekwentny. Jeżli zapowiedziałeś jakiś krok prawny, to go wykonaj.
Sposób wnoszenia pisma. Pisma mogą być wnoszone do urzędu w kilku formach: pisemnie, telegraficznie, za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej lub formularza ze strony internetowej właściwego organu administracji publicznej, podanie można wnieść również ustnie do protokołu.
Co powinno zawierać prawidłowe pismo
-
Nagłówek - powinien zawierać imię i Nazwisko nadawcy (lub nazwę - w wypadku firmy), adres i telefon (może to być pieczątka firmy zawierająca wszystkie dane adresowe)
-
Dane adresata - tytuł zawodowy lub naukowy, imię, nazwisko, adres
-
Data i miejsce sporządzenia pisma
-
W pismach urzędowych stosuje się również numer sprawy, jeżeli został nam przydzielony
-
Krótkie przedstawienie zagadnienia (dotyczy waszego pismaz dnia nr.....)
-
Treść -styl urzędowy (konstruujemy przede wszystkim zdania pojedyncze, unikamy poruszania kilku wątków w jednym zdaniu)
-
Odręczny podpis
-
Jeżeli są załączniki to je wyszczególni
-
Uprzejmość
-
używamy zwrotów grzecznościowych na początku (Szanowny Panie można odręcznie piórem) i na końcu pisma (z wyrazami szacunku, z poważaniem)
-
stosujemy uprzejme sformułowania w obrębie treści (proszę uprzejmie, zwracam się z uprzejmą prośbą)
-
możemy zawrzeć w tekście życzliwe sugestie dotyczące korzystnego rozpatrzenia naszej sprawy
Pilnuj terminów Przepisy prawne pełne są terminów. Jedne terminy zobowiązują urząd, inne ciebie. Należy stanowczo pilnować ich obu. Jeżeli urząd jest zobowiązany w określonym terminie wydać decyzję lub udzielić odpowiedzi, a termin minął to musisz złożyćdo właściwego organu pisemną skargę na opieszałość urzędu. Da ona znacznie lepszy efekt, niż wydzwanianie lub nachodzenie urzędników i pytanie się, kiedy sprawa zostanie załatwiona.Jeżeli to ty masz określony termin złożenia odwołania lub zażalenia to tym bardziej musisz go pilnować. (Pamiêtaj, że w każdej urzędowej decyzji powinno znaleźć się pouczenie, czy można się od niej odwołać, w jakim terminie i do kogo). Nawet najlepiej uzasadnione odwołanie złożone po terminie będzie nieskuteczne.
Art. 35. § 1. KPA. Organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki.
Jednakże sprawy wymagające postępowania wyjaśniającego powinny być rozpatrzone nie później niż w ciągu miesiąca a szczególnie skomplikowane nie później niż w ciągu dwóch miesięcy.
