Obieg dokumentów w urzędzie

Pismo przysłane do wójta musi trafić do właściwego urzędnika, który jest kompetentny do załatwienia lub zreferowania sprawy. Odbywa się to za pomocą kolejnych dekretacji. Wójt dekretuje pismo na swojego zastępcę, zastępca na kierownika odpowiedniego referatu a kierownik na właściwego referenta. Dekretacja określa kto czyni kogo odpowiedzialnym za załatwienie sprawy, kiedy wydano polecenie jej załatwienia, a ponadto może zawierać dodatkowe poleceniai uwagi, np. określać termin albo sposób załatwienia sprawy. Zasady obiegu korespondencji reguluje instrukcja kancelaryjna oraz regulamin obowiązujący w danym urzrzędzie, a w praktyce także zwyczaje i upodobania szefa. Mogą więc one w różnych urzędach wyglądać nieco odmiennie.

Referent zbiera materiały i pisze projekt odpowiedzi. Projekt łącznie z dokumentami dotyczącymi sprawy odbywa teraz odwrotną drogę. Trafia do kierownika, po zatwierdzeniu przez kierownika do zastępcy wójta, a nastepnie do podpis do wójta Każda akceptacja projektu odpowiedzi powinna być oznaczona parafą, pieczątką urzednika zatwierdzającego pismo przed przekazaniem na wyższy szczebel.

Dodatkowo pisma może ocenić radca prawny urzędu. I on przystawia na nim swoją parafę. Ostatecznie do wójta projekt pisma lub uchwały dociera w dwóch kopiach. Jedna oryginał przeznaczony do wysłania lub przedstawienia radzie jest czysta. Po zatwierdzeniu wójt złoży na niej swój podpis i pismo pójdzie w świat. Na drugiej kopii znajdują się parafy wszystkich osób uczestniczących w podejmowaniu decyzji. Ta kopia, wraz z kompletem dokumentów wytworzonych w danej sprawie, trafi do akt urzędu. Jest to odpowiedni segregator w referacie, który zajmował się sprawą. Po pewnym czasie jest on przenoszony do archiwum.

Może ta cała procedura wydać się zbędna, skomplikowana lub niestosowna. Ma ona jednak istotną zaletę. Z dekretacji i paraf można prześledzć bieg sprawy, można dowiedzieæ się, kto był o niej poinformowany, kto wydał jakie polecenia. Prawidłowe stosowanie dekretacji w formie notatek na oryginalnym piśmie pozwala ustalic odpowiedzialność urzędników. Niedopuszczalne jest dekretowanie pism na oddzielnych doklejanych, dopinanych kartkach, take doklejki lubią się gubić. Wójt lub kierownik nie może się tłumaczyć że nic nie wiedział, jeżeli na wniosku znajduje się dekretacja z jego podpisem!