Dostęp do informacji publicznej

Prawo obywatela do informacji publicznej wynika z art. 61 Konstytucji RP raz Ustawy z dnia 6 września 2001 r.o dostępie do informacji publicznej. Informacja publiczna to każda wiadomość wytworzona lub odnoszona do władz publicznych, a także wytworzona lub odnoszona do innych podmiotów wykonujących funkcje publiczne w zakresie wykonywania przez nie zadań władzy publicznej i gospodarowania mieniem komunalnym lub mieniem Skarbu Państwa. .Prawo do do informacji publicznej ma każdy również cudzoziemiec. Prawo do informacji podlega niewielkim ograniczeniom określonym w ustawach to jest ochrona wolności i praw osób i podmiotów gospodarczych oraz ochronę porządku publicznego, bezpieczeństwa lub ważnego interesu gospodarczego państwa. Dostęp do informacji publicznej jest w zasadzie bezpłatny(urząd może nas obciazyć kosztami np. koszt ksero lub nośnika typu płytka CD) .Od osoby żądającej informacji publicznej nie wolno żądać wykazania interesu prawnego lub faktycznego. Urzędnik nie może zapytać „po co nam ta informacja”, nie trzeba tłumaczyć po co ta informacja jest nam potrzebna i jaki chcemy z niej zrobić użytek. Instytucje do których się zwracamy nie mogą zadawać takich pytań! Udostępnianie informacji publicznej na wniosek następuje bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku.Odmowa udostępnienia informacji publicznej oraz umorzenie postępowania o udostępnienie informacji przez organ władzy publicznej następują w drodze decyzji.

 Art. 23. Ustawy o dostępie do informacji publicznej mówi

„KTO, WBREW CIĄŻĄCEMU NA NIM OBOWIĄZKOWI, NIE UDOSTĘPNIA INFORMACJI PUBLICZNEJ, PODLEGA GRZYWNIE, KARZE OGRANICZENIA WOLNOŚCI ALBO POZBAWIENIA WOLNOŚCI DO ROKU”.

 W celu powszechnego udostępniania informacji publicznej, utworzono urzędowy publikator teleinformatyczny w postaci ujednoliconego systemu stron w sieci teleinformatycznej, tak zwany „Biuletyn Informacji Publicznej”(BIP) Biuletyn ten składa się z witryn WWW, na których władze publiczne oraz inne podmioty wykonujące zadania publiczne udostępniają informacje publiczne wymagane przez polskie prawo.

Obowiązane do udostępniania informacji publicznej są władze publiczne oraz inne podmioty wykonujące zadania publiczne, w szczególności:
1) organy władzy publicznej,
2) organy samorządów gospodarczych i zawodowych,
3) podmioty reprezentujące zgodnie z odrębnymi przepisami Skarb Państwa,
4) podmioty reprezentujące państwowe osoby prawne albo osoby prawne samorządu
terytorialnego oraz podmioty reprezentujące inne państwowe jednostki
organizacyjne albo jednostki organizacyjne samorządu terytorialnego,
5) podmioty reprezentujące inne osoby lub jednostki organizacyjne, które wykonują
zadania publiczne lub dysponują majątkiem publicznym, oraz osoby
prawne, w których Skarb Państwa, jednostki samorządu terytorialnego lub
samorządu gospodarczego albo zawodowego mają pozycję dominującą w
rozumieniu przepisów o ochronie konkurencji i konsumentów.

 Udostępnieniu podlega informacja publiczna, w szczególności o:
1) polityce wewnętrznej i zagranicznej, w tym o:
a) zamierzeniach działań władzy ustawodawczej oraz wykonawczej,
b) projektowaniu aktów normatywnych,
c) programach w zakresie realizacji zadań publicznych, sposobie ich realizacji,
wykonywaniu i skutkach realizacji tych zadań,
2) podmiotach, o których mowa w art. 4 ust. 1, w tym o:
a) statusie prawnym lub formie prawnej,
b) organizacji,
c) przedmiocie działalności i kompetencjach,
d) organach i osobach sprawujących w nich funkcje i ich kompetencjach,
e) strukturze własnościowej podmiotów, o których mowa w art. 4 ust. 1
pkt 3–5,
f) majątku, którym dysponują,
3) zasadach funkcjonowania podmiotów, o których mowa w art. 4 ust. 1, w tym
o:
a) trybie działania władz publicznych i ich jednostek organizacyjnych,
b) trybie działania państwowych osób prawnych i osób prawnych samorządu
terytorialnego w zakresie wykonywania zadań publicznych i ich
działalności w ramach gospodarki budżetowej i pozabudżetowej,
c) sposobach stanowienia aktów publicznoprawnych,
d) sposobach przyjmowania i załatwiania spraw,
e) stanie przyjmowanych spraw, kolejności ich załatwiania lub rozstrzygania,
f) prowadzonych rejestrach, ewidencjach i archiwach oraz o sposobach i
zasadach udostępniania danych w nich zawartych,
g) naborze kandydatów do zatrudnienia na wolne stanowiska, w zakresie
określonym w przepisach odrębnych,
h) konkursie na wyższe stanowisko w służbie cywilnej, w zakresie określonym
w przepisach odrębnych,

4) danych publicznych, w tym:
a) treść i postać dokumentów urzędowych, w szczególności:
– dokumentacja przebiegu i efektów kontroli oraz wystąpienia, stanowiska,
wnioski i opinie podmiotów ją przeprowadzających,

c) treść innych wystąpień i ocen dokonywanych przez organy władzy publicznej,

d) informacja o stanie państwa, samorządów i ich jednostek organizacyjnych,

5) majątku publicznym, w tym o:
a) majątku Skarbu Państwa i państwowych osób prawnych,
b) innych prawach majątkowych przysługujących państwu i jego długach,
c) majątku jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządów zawodowych
i gospodarczych oraz majątku osób prawnych samorządu terytorialnego,
a także kas chorych,
d) majątku podmiotów, o których mowa w art. 4 ust. 1 pkt 5, pochodzącym
z zadysponowania majątkiem, o którym mowa w lit. a) – c), oraz
pożytkach z tego majątku i jego obciążeniach,
e) dochodach i stratach spółek handlowych, w których podmioty, o których
mowa w lit. a)–c), mają pozycję dominującą w rozumieniu przepisów
Kodeksu spółek handlowych, oraz dysponowaniu tymi dochodami
i sposobie pokrywania strat,
f) długu publicznym,
g) pomocy publicznej,
h) ciężarach publicznych.

Informacja publiczna, która nie została udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej , jest udostępniana na wniosek, nformacja publiczna, która może być niezwłocznie udostępniona, jest udostępniana w formie ustnej lub pisemnej bez pisemnego wniosku.

 Art. 61. Konstytucja RP

1. Obywatel ma prawo do uzyskiwania informacji o działalności organów władzy publicznej oraz osób pełniących funkcje publiczne. Prawo to obejmuje również uzyskiwanie informacji o działalności organów samorządu gospodarczego i zawodowego, a także innych osób oraz jednostek organizacyjnych w zakresie, w jakim wykonują one zadania władzy publicznej i gospodarują mieniem komunalnym lub majątkiem Skarbu Państwa.

2. Prawo do uzyskiwania informacji obejmuje dostęp do dokumentów oraz wstęp na posiedzenia kolegialnych organów władzy publicznej pochodzących z powszechnych wyborów, z możliwością rejestracji dźwięku lub obrazu.

3. Ograniczenie prawa, o którym mowa w ust. 1 i 2, może nastąpić wyłącznie zewzględu na określone w ustawach ochronę wolności i praw innych osób i podmiotów gospodarczych oraz ochronę porządku publicznego, bezpieczeństwa lub ważnego interesu gospodarczego państwa.

4. Tryb udzielania informacji, o których mowa w ust. 1 i 2, określają ustawy, a w odniesieniu do Sejmu i Senatu ich regulaminy.

Wizyta w urzędzie

Zdecydowana większość spraw z którymi zwracamy się do urzedów samorządów terytoryjalnych ( Urząd Gminy, Starostwo powiatowe, Urząd marszałkowski województwa ) ma charakter ADMINISTRACYJNY. Aktem prawnym normującym tok postepowania w sprawach administracyjnych jest Kodeks Postępowania Administracyjnego ( KPA) 

 Wizyta w urzędzie Chcesz czy nie, będąc członkiem społeczeństwa nie unikniesz wizyt w urzędach. Chociaż instytucje te są powołane po to, by służyć innym i umożliwić załatwienie  wielu spraw to jednak wzbudzają ogólną niechęć. Do wizyty w urzędzie dobrze się przygotuj – ustal o co chcesz pytać, czego chcesz się dowiedzieć.W urzędzie często spotyka się stanowisko „Informacja” lub Kancelaria tam skieruj swoje pierwsze kroki. Osoba tam przebywająca udzieli ci niezbędnych informacji, gdzie powinieneś się udać. Dobrze cię pokieruje, jeśli zadasz właściwe pytanie. Unikniesz tym samym odsyłania z pokoju do pokoju, sam nie będziesz się denerwował i nie odczujesz złości urzędników, którzy zamiast wykonywać swoją pracę oprowadzają petentów po budynku.Wchodząc do pokoju nie musisz pukać. Pracujące tam osoby wiedzą, że wcześniej czy później przyjdzie do nich jedna lub kilka osób, by złożyć wniosek, wyjaśnić sprawę, uzyskać informację.

Tylko na piśmie Z urzędem staraj się rozmawiać tylko na piśmie. Wszelkie rostrzygniecia i decyzje są wydawane przez urząd na piśmie a więc urzednik musi mieć pisemną podkładkę do rozpoczecia postępowania administracyjnego Wizyty w urzędowych gabinetach. są zazwyczaj mocno stresujące, a ich efekt żaden, lepszy efekt da złożenie pisma w sekretariacie. Nie nachodż urzędników w ich pokojach, nie wchodź w pyskówki. Jeżeli spotkasz się z urzędnikiem twarzą w twarz, to tym bardziej zachowaj święty spokój. Wszelkie groźby kary ludzkiej i Boskiej nie zrobią na urzędniku większego wrażenia, a na urzędniku uczciwym zrobi to złe wrażenie i źle nastawi go do ciebie i twojej sprawy.Jeżeli sytuacja wymaga negocjacji lub rozmowy w urzędzie domagaj się sporządzenia protokołu. Protokół spokojnie przeczytaj przed podpisaniem i parafuj go na każdej stronie, zwłaszcz jeżeli podjęto jakieś ustalenia.

Jak pisać pisma do urzędu

Zecydowana większość spraw z którymi zwracamy się do urzedów samorządów terytoryjalnych ( Urząd Gminy, Starostwo powiatowe, Urząd marszałkowski województwa ) ma charakter ADMINISTRACYJNY. Aktem prawnym normującym tok postepowania w sprawach administracyjnych jest Kodeks Postępowania Administracyjnego ( KPA)

 Częstym i powszechnym błędem interesantów zwracających się do urzędu jest redagowanie wielowątkowych emocjonalnych wypracowań w przekonaniu że urzędnik natychmiast wszystko zrozumie i wykona. Jest to podstawowy błąd, gdyż urząd gubi się w takiej beletrystyce .Zamiast załatwić sprawę, stosuje sprytne tricki, zgodnie z prawem: Pismo powinno być urzędowe czysto merytoryczne. Urzędu nie interesuje wasz stan ducha,emocji czy też talent literacki.Pismo powinno być nie tylko merytryczne ale również czytelne. Odręczne kulfony na papierze w kratkę zazwyczaj bywają nieczytelne. Nawet jeżeli urzędnik ma dobrą wolę, to zazwyczaj nie ma czasu ani chęci na odcyfrowywanie bazgrołów. W piśmie nieczytelnym łatwiej urzędnikowi pominąć istotne szczegóły, a następnie udzielić odpowiedzi nie na temat. Urzędnicy często oceniają petenta po formie i tresci w jakiej się do nich zwraca. Jeżeli wzbudzisz respekt, to masz wkięszą szansę zwycięstwastwa. Dlatego warto pisać pisma na komputerze i wykazywć się pewną znajomością prawa. Powołuj się na konkretne przepisy prawa lub zasady wynikające z konstytucji RP. Podobnie jak w kontaktach osobistych tak i w pismach staraj się zachować rzeczowy ton i spokój. Suchy, logiczny styl zrobi na urzędniku większe wrażenie, niż najwymyślniejsze figury retoryczne.Nigdy nie strasz.. Jeżeli zamierzasz np. wystąpić o kontrolę, to poprostu o tym poinformuj. Bądź konsekwentny. Jeżli zapowiedziałeś jakiś krok prawny, to go wykonaj.

Sposób wnoszenia pisma. Pisma mogą być wnoszone do urzędu w kilku formach: pisemnie, telegraficznie, za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej lub formularza ze strony internetowej właściwego organu administracji publicznej, podanie można wnieść również ustnie do protokołu.

Co powinno zawierać prawidłowe pismo

• Nagłówek - powinien zawierać imię i Nazwisko nadawcy (lub nazwę - w wypadku firmy), adres i telefon (może to być pieczątka firmy zawierająca wszystkie dane adresowe)

• Dane adresata - tytuł zawodowy lub naukowy, imię, nazwisko, adres

• Data i miejsce sporządzenia pisma

• W pismach urzędowych stosuje się również numer sprawy, jeżeli został nam przydzielony

• Krótkie przedstawienie zagadnienia (dotyczy waszego pismaz dnia nr.....)

• Treść -styl urzędowy (konstruujemy przede wszystkim zdania pojedyncze, unikamy poruszania kilku wątków w jednym zdaniu)

• Odręczny podpis

• Jeżeli są załączniki to je wyszczególni

• Uprzejmość

• używamy zwrotów grzecznościowych na początku (Szanowny Panie można odręcznie piórem) i na końcu pisma (z wyrazami szacunku, z poważaniem)

• stosujemy uprzejme sformułowania w obrębie treści (proszę uprzejmie, zwracam się z uprzejmą prośbą)

• możemy zawrzeć w tekście życzliwe sugestie dotyczące korzystnego rozpatrzenia naszej sprawy

Pilnuj terminów Przepisy prawne pełne są terminów. Jedne terminy zobowiązują urząd, inne ciebie. Należy stanowczo pilnować ich obu. Jeżeli urząd jest zobowiązany w określonym terminie wydać decyzję lub udzielić odpowiedzi, a termin minął to musisz złożyćdo właściwego organu pisemną skargę na opieszałość urzędu. Da ona znacznie lepszy efekt, niż wydzwanianie lub nachodzenie urzędników i pytanie się, kiedy sprawa zostanie załatwiona.Jeżeli to ty masz określony termin złożenia odwołania lub zażalenia to tym bardziej musisz go pilnować. (Pamiêtaj, że w każdej urzędowej decyzji powinno znaleźć się pouczenie, czy można się od niej odwołać, w jakim terminie i do kogo). Nawet najlepiej uzasadnione odwołanie złożone po terminie będzie nieskuteczne.

Art. 35. § 1. KPA. Organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki.

Jednakże sprawy wymagające postępowania wyjaśniającego powinny być rozpatrzone nie później niż w ciągu miesiąca a szczególnie skomplikowane nie później niż w ciągu dwóch miesięcy.

Jak działa urząd

Kierownikiem urzędu jest wójt .Wójt wykonuje zadania przy pomocy urzędu gminy. Organizację i zasady funkcjonowania urzędu gminy określa regulamin organizacyjny, nadany przez wójta w drodze zarządzenia. Wójt może powierzyć prowadzenie określonych spraw gminy w swoim imieniu zastępcy wójta lub sekretarzowi gminy. Kierownik urzędu (wójt) wykonuje uprawnienia zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.

Istotną rzeczą dla zrozumienia jak działa urząd, jest poznanie, jaką drogę przechodzą w urzędzie pisma. Obieg pism to układ krwionośny urzędu jest nierozerwalnie związany z obiegiem informacji oraz procesem podejmowania decyzji. Szczegółową organizację obiegu pism reguluje Instrukcja Kancelaryjna. Dla organów gminy, związków międzygminnych, organów powiatu, organów samorządu województwa i organów zespolonej administracji rządowej w województwie, a także urzędów obsługujących te organy. Instrukcja kancelaryjna jest określona rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. Zasady klasyfikowania i kwalifikowania akt powstających w wyniku działalności urzędu oraz kategorie i okresy przechowywania reguluje Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt. Szczegółowo struktura, zasady funkcjonowania urzędu , zasady udzielania odpowiedzi i podpisywania pism opisane są w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy. Warto się w niego zaopatrzyć. W dobie cyfryzacji wiele organizacji korzysta z elektonicznych narzędzi wspomagania zarzadzania. Administracja publiczna została zobowiazana prawem do wdrazania takich systemów i to czyni. Jest wiele elektronicznych systemów obiegu dokumentów jednakże administracja publiczna dla zachowania bezpieczeństwa i kompatybilnośći korzysta z ujednoliconych sytemów. Obieg dokumentów w administracji to nie tylko obieg wewnętrzny urzędu ale takrze zewnętrzny np.Urząd Gminy – Ministerstwo finansów lub urząd - petent. Poniżej opis ujednoliconego systemu usług elektronicznych wdrożonoego przez samorządy powiatu wejherowskiego

• zintegrowany pakiet oprogramowania do zarządzania dokumentami, korespondencją, sprawami oraz poleceniami,
• oparty o Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt oraz Instrukcję Kancelaryjną,
• tworzy centralną, uporządkowaną ewidencję dokumentów i informacji,
• umożliwia sprawny dostęp do dokumentów i informacji, kontroluje drogę ich obiegu oraz stan realizacji,
• rozwiązuje problem przepływu informacji wewnątrz urzędu oraz pomiędzy urzędem
  a jego otoczeniem,
• bezpośrednia współpraca z portalem „e-powiat”.

Obieg dokumentów w urzędzie

Pismo przysłane do wójta musi trafić do właściwego urzędnika, który jest kompetentny do załatwienia lub zreferowania sprawy. Odbywa się to za pomocą kolejnych dekretacji. Wójt dekretuje pismo na swojego zastępcę, zastępca na kierownika odpowiedniego referatu a kierownik na właściwego referenta. Dekretacja określa kto czyni kogo odpowiedzialnym za załatwienie sprawy, kiedy wydano polecenie jej załatwienia, a ponadto może zawierać dodatkowe poleceniai uwagi, np. określać termin albo sposób załatwienia sprawy. Zasady obiegu korespondencji reguluje instrukcja kancelaryjna oraz regulamin obowiązujący w danym urzrzędzie, a w praktyce także zwyczaje i upodobania szefa. Mogą więc one w różnych urzędach wyglądać nieco odmiennie.

Referent zbiera materiały i pisze projekt odpowiedzi. Projekt łącznie z dokumentami dotyczącymi sprawy odbywa teraz odwrotną drogę. Trafia do kierownika, po zatwierdzeniu przez kierownika do zastępcy wójta, a nastepnie do podpis do wójta Każda akceptacja projektu odpowiedzi powinna być oznaczona parafą, pieczątką urzednika zatwierdzającego pismo przed przekazaniem na wyższy szczebel.

Dodatkowo pisma może ocenić radca prawny urzędu. I on przystawia na nim swoją parafę. Ostatecznie do wójta projekt pisma lub uchwały dociera w dwóch kopiach. Jedna oryginał przeznaczony do wysłania lub przedstawienia radzie jest czysta. Po zatwierdzeniu wójt złoży na niej swój podpis i pismo pójdzie w świat. Na drugiej kopii znajdują się parafy wszystkich osób uczestniczących w podejmowaniu decyzji. Ta kopia, wraz z kompletem dokumentów wytworzonych w danej sprawie, trafi do akt urzędu. Jest to odpowiedni segregator w referacie, który zajmował się sprawą. Po pewnym czasie jest on przenoszony do archiwum.

Może ta cała procedura wydać się zbędna, skomplikowana lub niestosowna. Ma ona jednak istotną zaletę. Z dekretacji i paraf można prześledzć bieg sprawy, można dowiedzieæ się, kto był o niej poinformowany, kto wydał jakie polecenia. Prawidłowe stosowanie dekretacji w formie notatek na oryginalnym piśmie pozwala ustalic odpowiedzialność urzędników. Niedopuszczalne jest dekretowanie pism na oddzielnych doklejanych, dopinanych kartkach, take doklejki lubią się gubić. Wójt lub kierownik nie może się tłumaczyć że nic nie wiedział, jeżeli na wniosku znajduje się dekretacja z jego podpisem!